近日，海口市档案馆撰写的《“聚力前行”服务自贸港发展——海口市档案馆“十四五”档案事业发展综述》在由国家档案局主管，中国档案杂志社主办的专业期刊《中国档案》杂志2026年第一期刊发，系统展示了“十四五”期间，我市档案部门在市委、市政府的正确领导下，在档案治理、资源建设与公共服务、档案信息化推进等方面的创新成果，为海口建设海南自贸港核心引领区、“六个之城”贡献档案力量。
“十四五”是海口档案事业守正创新、提质增效的关键时期。五年来，海口市档案馆聚焦主责主业，以钉钉子精神奋力攻坚克难，助力海口“六个之城”打造、建设海南自贸港核心引领区等中心工作，取得丰硕成果。档案工作“四个体系”建设稳步推进，在全省率先将档案工作纳入绩效考核，电子文件归档工作取得突破进展，档案馆新馆启用提升服务能力，编研展览赋能文化建设，窗口服务优化群众体验。2024年1月，海口市档案馆荣获“全国档案工作先进集体”称号。
2021年6月，投资8000多万元，建筑面积1.46万平方米的市档案馆新馆正式启用。新馆包含地上6层和地下1层，占地面积为6104.89平方米，库区面积为5200平方米，可满足未来30年档案存储需求，配备了恒温恒湿系统、智能化安防消防设施及专业级档案装具，为馆内的珍贵档案提供了科学、可靠、长久的安全保管条件。新馆按照《档案馆建筑设计规范》（JGJ 25—2010）高标准打造，先后荣获“海口市优质样板工程建设工程椰城杯奖”“海南省建筑施工优质结构工程奖”. 市档案馆统筹新馆场地资源用于开展主题展览活动，2023年10月，位于新馆一层大厅的“海口故事·时光之盒”大型综合展览正式对外开放，展厅面积约2000平方米，全面反映海口历史文化、民俗风情、红色记忆、城市建设面貌，成为开展党日活动及爱国主义教育的热门场所。在新馆二层与市有关部门共建保密实训基地，举办“走进档案”主题展。为助力海口“六个之城”之“魅力海岛人文之城”建设，市档案馆利用新馆6层报告厅的周边长廊空间，打造“游于艺·廊”，策划和引进不同主题的文化展览，2024年与“速写海口”志愿团队共同主办了“速写海口”主题展览，2025年引进“字相，亦是文学 —梅国云字相作品展”，探索文化展览与研学互动的实践结合，充分发挥档案馆城市文化记忆守护者和青少年文化教育基地的功能作用。
“以前文件归档，要手动著录和编页码、盖归档章，耗时耗力，不小心弄错了要改，工作量加倍，现在直接电脑操作，批量处理，方便太多了！”海口市林业局的档案工作人员对电子文件在线归档赞不绝口。这背后，是市档案馆有力推进“海口市数字档案馆项目”、加快档案信息化建设取得的有效成果。
顺应海口市“城市大脑”“智慧海口”建设，“海口市数字档案馆项目”于2018年立项，2023年年底通过终验。项目依托“海口市数字档案馆”管理系统，打通了电子文件从海口市政务网到海口市数字档案馆系统的归档路径，在全省率先实现电子文件在线归档。目前，系统可实现档案目录自动生成、电子档案自动批量加盖归档章等功能，大大减少档案工作人员的工作量，达到半自动化要求。积极推行档案三合一制度制定，在系统内嵌入各立档单位的文件归档范围和档案保管期限等，进一步实现电子文件批量自动归档的目标。
为了更好推行电子文件在线归档，市档案馆主动对接各立档单位，制作了适用于各市直机关、企业、学校、乡镇等立档单位的档案三合一制度模板，加强指导培训，试点先行、分步推进。2023年年底，电子文件在线归档在全市全面展开，并纳入当年的市级档案工作专项绩效考核。2025年，海口市直机关单位已经全面实行电子文件在线归档，市林业局、市教育局、市住建局等多家单位形成了电子档案与纸质档案一致性要求。在信息化高速发展浪潮中，市档案馆把档案数字资源融入智慧城市大脑，进一步奏响“向数图强”的档案数字化转型乐章。
“以前文件归档，要手动著录和编页码、盖归档章，耗时耗力，不小心弄错了要改，工作量加倍，现在直接电脑操作，批量处理，方便太多了！”海口市林业局的档案工作人员对电子文件在线归档赞不绝口。这背后，是市档案馆有力推进“海口市数字档案馆项目”、加快档案信息化建设取得的有效成果。
顺应海口市“城市大脑”“智慧海口”建设，“海口市数字档案馆项目”于2018年立项，2023年年底通过终验。项目依托“海口市数字档案馆”管理系统，打通了电子文件从海口市政务网到海口市数字档案馆系统的归档路径，在全省率先实现电子文件在线归档。目前，系统可实现档案目录自动生成、电子档案自动批量加盖归档章等功能，大大减少档案工作人员的工作量，达到半自动化要求。积极推行档案三合一制度制定，在系统内嵌入各立档单位的文件归档范围和档案保管期限等，进一步实现电子文件批量自动归档的目标。
为了更好推行电子文件在线归档，市档案馆主动对接各立档单位，制作了适用于各市直机关、企业、学校、乡镇等立档单位的档案三合一制度模板，加强指导培训，试点先行、分步推进。2023年年底，电子文件在线归档在全市全面展开，并纳入当年的市级档案工作专项绩效考核。2025年，海口市直机关单位已经全面实行电子文件在线归档，市林业局、市教育局、市住建局等多家单位形成了电子档案与纸质档案一致性要求。在信息化高速发展浪潮中，市档案馆把档案数字资源融入智慧城市大脑，进一步奏响“向数图强”的档案数字化转型乐章。
在市档案馆“海口故事·时光之盒”展厅里，一批老物件正在展出，有国家非物质文化遗产 — 海南公仔戏木偶、琼剧古装戏服等，也有珍贵的家庭档案资料 — 海南人民20世纪60、70年代的出生证、连环画、家庭老照片等。这些老物件都是由市档案馆征集，市民群众无偿捐赠的。它们是海南人民的“私藏记忆”，更是时代发展的鲜活注脚。
留存乡土记忆、充实馆藏资源，市档案馆通过发布征集公告、深入乡村坊间、对接非遗传承人、联动企业事业单位等多种方式，扩大征集具有海南、海口特色的档案史料与老物件。此外，市档案馆还通过组织相关单位移交、安排专人拍摄以及购买音像制品等方式，进一步加强市级重大活动、重大事件档案收集，记录好留存好自贸港建设中海口人民的奋斗历史。“十四五”期间，编印《海口市人民政府公报》，编写《时光印迹：〈人民日报〉上的海南（1946—2003）》《江东旧事寻踪》《张池明将军的一份手稿》《铭记国耻的无声誓言：矗立琼岛的“毋忘九一八国耻纪念碑”》等作品，鉴往知来，启迪当下。
“衷心的感谢海口市档案馆培养出了这样优秀的干部，对待天富用户注册群众热情耐心，对工作认真负责，个人专业素养很高，工作经验丰富，把群众的事当自己的事来办，把不可能办的事办成了，这是难能可贵的，值得表扬。”市民陈先生在表扬信中如是说。
2024年1月份，市民陈先生为了办理母亲财政供养补助问题，先后到省、市相关部门查询20世纪80年代的相关档案资料，但由于时间久远，均无所获，最终抱着试一试的心态来到了市档案馆，市档案馆工作人员热情接待，耐心问询，最终成功为陈先生查找到了旁证材料。
群众口碑胜金杯。“十四五”期间，市档案馆强化“清廉窗口”建设，不断提升档案工作的民生服务力，优化档案利用者调阅、复印、打印、摘录等档案查阅流程，为审计审核、党龄证明、律师办案、旧房改造、办理退休、完善个人档案等提供详实依据。特别是海口破产企业会计凭证档案的管理利用，在破产企业工人办理退休等问题上发挥了重要作用。
市档案馆主动适应新形势，有序推进实现档案资源的共享和利用。分别与上海市浦东新区档案馆、成都市档案馆开展民生档案跨馆利用服务；积极融入“海南省档案信息资源共享利用平台”，促进档案信息互联；将已公开的现行文件同步挂载在市档案馆门户网站、市档案馆微信公众号及“海口市信息资源共享利用平台”；开展馆藏档案开放鉴定工作，已向社会开放第一批馆藏档案；将查询利用服务融入区域内“一网通办”等服务体系。此外，“海口市数字档案馆项目”已经投入使用，为公众提供更加便民、快捷、高效的利用服务。
以国际档案日为契机，市档案馆加强与各区、各单位的联动，每年组织开展国际档案日系列活动，结合村（社区）级档案工作的推进，2025年国际档案日系列活动首次五馆联合，与秀英、龙华、琼山、美兰区档案馆共同举办以“请听档案说”为主题的土地延包档案进乡村集中宣传周活动，向村民普及土地延包档案知识。市档案馆还联动税务、卫健委、国土、城建、市政等部门，通过悬挂活动横幅、电子屏滚动播放档案标语、开展党日活动、举办主题灯光秀、线上专题讲座等多种方式宣传档案文化。组织拍摄档案工作宣传片《档心向党 不负韶华》，讲述市档案馆党支部以党建引领业务工作的纪实案例，在海口市“先锋杯”党建新成就案例征集评选活动中荣获优秀作品奖。
展望未来启新程，以档为笔续新篇。站在海南自贸港启动封关运作的新起点，海口市档案工作将继续以习总书记对档案工作的重要指示批示精神为指引，提高政治站位，深化电子档案应用，加快建设高水平数字档案馆，推出更多编研成果与特色展览，优化窗口服务效能，让档案工作在服务发展、惠及民生中发挥更大作用。